TENGGARONG – Plt Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara (Kukar), Rinda Desianti, mengungkapkan proses pengelolaan arsip yang berjalan di lingkungan pemerintah daerah. Mulai dari penciptaan arsip oleh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) hingga penyimpanan arsip statis yang bernilai sejarah.
Setiap OPD secara rutin melakukan penciptaan arsip, seperti surat menyurat, laporan pertanggungjawaban, dan dokumen rapat yang terjadi setiap hari. Selain itu, ada pula dokumen periodik seperti Rencana Kerja Anggaran (RKA) tahunan dan Rencana Strategis (Renstra) yang dibuat setiap lima tahun.
“Pencipta arsip itu OPD, mereka setiap hari melakukan proses penciptaan. Tidak ada arsip yang tidak dibuat, mulai dari surat, laporan, rapat, hingga dokumen perencanaan,” ungkap Rinda Desianti, pada Jumat (11/7/2025).
Setelah arsip diciptakan, pengelolaan selanjutnya dilakukan oleh unit pengelola arsip di masing-masing bidang OPD yang disebut record center. Arsip inaktif kemudian diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) untuk pengelolaan lebih lanjut. “Di Kukar, LKD kami kelola di dua rumah, satu di lokasi utama dan satu di Bukit Biru,” tambahnya.
Sementara itu, arsip yang bersifat statis dan memiliki nilai sejarah khusus disimpan di depo arsip sebagai upaya pelestarian jangka panjang. Hal ini penting agar dokumen-dokumen bersejarah tetap terjaga dan dapat diakses untuk kepentingan penelitian maupun administrasi.
Pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis ini juga menjadi bagian dari upaya Kabupaten Kutai Kartanegara dalam mempertahankan prestasi di bidang kearsipan. Pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis ini juga menjadi bagian dari upaya Kabupaten Kutai Kartanegara dalam mempertahankan prestasi di bidang kearsipan. (ADV)
Penulis : Shavira Ramadhanita
Editor : Muhammad Rafi’i
